まずは勤怠管理システムの概要や、利用できる便利な機能として主に挙げられるものをチェックしていきます。

勤怠管理システムとは何か

従業員一人一人の勤怠の状況を効率的かつ把握しやすく管理するツール、それが勤怠管理システムにあたります。

勤怠管理システムがあれば、社員それぞれが毎日何時に打刻し、どれだけの時間働いているのかをシステム内で一元管理できます。また、同じシステム内で社員本人がいつでも自分のシフトを確認することができるようになります。もちろん本人だけでなく、今日出社しているのか、何時まで就業する予定なのかなどを管理者や本人以外の社員と情報共有する上でも勤怠管理システムは役立ちます。

また、近年ビジネス環境における問題の一つとなっていることには、従業員の働き方に関する問題が挙げられます。一人一人の長時間残業や休日出勤が多い、といった劣悪な業務環境を常態化させないためという意味でも、勤怠管理システムは大きな役割を果たしてくれるのです。

勤怠管理システムで利用できる便利な機能

では、勤怠管理システムにはどのような機能・特徴があるのかを整理していきましょう。現在は様々な製品があるためメーカーごとに多彩な機能があるのが特徴ですが、よくある定番の機能として、以下の機能に注目しておきましょう。

• スマホアプリと連携可能で、スマホからも打刻ができる
• 指紋認証や顔認証、ICカードなどによる多様な認証システム
• クラウド管理のため別拠点の勤怠をまとめて管理できる
• 休暇や残業をシステムでスムーズに申請できる
• 有休消化や残業超過などのアラートシステム
• シフト・業務スケジュール管理
• 給与システムを連携→給与計算をスムーズに

勤怠管理システムは近年、PCだけでなくスマホでも利用できる仕様になっているものが多く、現場に直行するとき、リモートワークのときなどでもスマホで打刻すれば、わざわざ出社してタイムカードを押すような手間を省けます。さらに採用されている認証システムは指紋や顔などの生体認証、ICカードリーダーを使った認証など多種多様です。特に生体認証を選択すれば、従来の勤怠管理で頻発していた打刻間違い（別の従業員のタイムカードを押してしまう等）防止にもつながります。もちろん、一つ一つのタイムカードを管理する手間もなくなります。

さらに近年はクラウド環境で利用できる勤怠管理システムが増えているため、クラウド型なら拠点が複数あっても、一つのシステムに従業員全員の勤怠を集約させて管理できます。その上でもちろん給与システムなど別のシステムとの連携もできるため、あらゆる業務の効率化を実現するのです。

他にも休暇や残業の申請、シフト・スケジュール管理、有休消化や残業超過のアラート機能など便利なものは様々あります。従来のタイムカードから勤怠管理システムでの打刻に切り替えれば、多数の業務が効率化し管理の負担が軽減されることは一目瞭然といえるでしょう。

では続いて、勤怠管理システムを導入する目的について考えてみましょう。導入を考えるなら、すでに導入している企業や店舗では、どのような目的を重視して導入を行ったのか気になるところです。目的として注目しておきたいポイントは以下のとおりです。

勤怠管理の効率化

まず挙げられるのは、勤怠管理の効率化です。従来のタイムカードによる打刻では、どうしても集計の際にミスが起こりやすく、そういったミスが原因となって給与計算などに支障が出ることは珍しくありませんでした。

しかし勤怠管理システムを取り入れれば、システムによる自動的な管理が可能になるため、勤怠管理に関する業務を圧倒的に効率化させた上で細かいミスを防ぎます。入力や集計業務も不要になるため、手間の軽減にも大きく貢献します。給与計算などの別システムと連携すればなおさらのことです。

従業員のモチベーション維持・意識向上

勤怠管理システムは、実は従業員一人一人のモチベーション維持にも大きく役立ちます。システム内では自分自身、部下やチームメンバーなどの勤怠の状況が見える化されるため、誰が今月どれだけ働いているのかという点が瞬時にわかるのがポイントです。

これは働きすぎによる生産性の低下、業務環境の全体的な悪化を防ぐことにつながります。残業時間が長くなっている従業員がいれば、管理者は注意を促すことができますし、本人も見える化されていることがわかっているからこそ、残業超過を重ねないように意識を高めることができます。

働き方改革は「働きすぎないように」「ワークライフバランスを大事に」と口頭で注意を促すのみではなかなか実現しないのが実情です。このようにわかりやすくシステムで勤怠を管理することが、より良質な業務環境を作ることにつながるのです。

不正防止

勤怠管理で注意しなければならないことの一つに、従業員の不正があります。タイムカード管理では別の社員が代わりに打刻したりすることで不正が容易に行えてしまう部分がありましたが、勤怠管理システムならこういった不正は発生しづらくなります。

実際に生体認証による打刻を取り入れている企業が多く、指紋や顔を利用した打刻なら、不正を働くことも容易ではなくなります。その他にも打刻漏れなどを自動的に知らせてくれるアラート機能も備わっているため、あらゆる不正に対策を万全にすることができます。

システムを取り入れるメリットには以下のような点があります。

• 勤怠に関する便利な機能が一つのシステムに集約される
• 給与計算がスムーズになる
• 長時間労働を防ぐ

メリットとして大きいのは、勤怠に関するあらゆる機能が集約されているため、一つのシステムで打刻やスケジュールの把握、休暇の申請などをすべて行うことができ、従業員も管理者も手間をかけることなく勤怠を効率的に管理できることでしょう。当然ながら打刻間違いや漏れなども起こりにくくなります。

勤怠に関する業務の一つ一つを従来のようなアナログ方式で行っていると、管理の手間が想定した以上に大きくなります。また、非効率的と言わざるを得ない部分も多く、「打刻時間の入力ミスがある」「休暇申請したのに管理者に届いていない」などの問題が生まれることも珍しくありません。こういった課題を解決し業務効率化につなげる勤怠管理システムには、非常に大きなメリットがあるといえます。

また、給与計算がスムーズになること、長時間労働を防いで従業員のモチベーションを管理するという意味でもメリットは大きいと考えられます。便利な勤怠管理システムは既存システムとの連携もでき、特に給与計算の迅速化には大きく貢献するといえるでしょう。

さらに、一人一人の勤怠の状況がわかれば長時間労働防止にもつながり、快適な業務環境の整備を実現します。つまり、働き方改革の一環として、勤怠管理システムの導入は欠かせない施策になると考えられるのです。

便利な機能が多くメリットの目立つ勤怠管理システムですが、導入を検討する際にはデメリットにも目を向けておく必要があります。以下のデメリットには注意しましょう。

• 導入
• 維持のコストがかかる
• 社内で浸透するまでに時間・手間がかかる

注意したいのはコスト面でのデメリットです。従業員数によっては比較的格安のコストで導入できる製品もありますが、会社・店舗の規模次第では、非常に高額な導入コストと維持費がかかる可能性もあります。そのため例えば「うちは従業員数が少なく、今までのタイムカードで困ったことがないから特に必要ない」といった場合は、メリットと照らし合わせてみた結果、導入しないという選択をする企業・店舗も少なくはありません。費用対効果は十分に望めるのかという点は、事前に慎重に判断する必要があります。

また、勤怠管理システムは便利である分、全従業員に影響するシステムになります。そのため社内に浸透するまでにはある程度時間と手間がかかります。浸透させるためにマニュアルを用意し、最初のうちはトラブルシューティングのための体制を整えなければならないことも多いです。

こういったデメリット・注意点については事前にしっかりと把握しておき、導入の必要性を冷静に判断していくことが重要となります。