在宅勤務中には、様々な勤怠管理の課題に直面することになります。実際に、現在進行形で「コロナ禍の影響によりリモートワークを推進したものの、勤怠管理で問題が目立つ…」と悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。よくある課題やトラブルについては、以下のような点が挙げられます。

勤務時間が正確に把握できない

在宅勤務中は会社ではなく家で打刻し業務を行うため、これまでのように出社することで勤務していることを周りに確認してもらうことが難しいという点があります。勤怠管理においては出退勤の時間を正確に管理し、残業や遅刻、欠勤などの勤怠状況をスムーズにチェックしていくことが不可欠です。

これらのことは会社に出社していればわかりやすく把握できていたものの、在宅勤務という状況が見えづらい環境の中では、非常に把握しづらいのが実情です。システム化によって、社外にいても労働時間の管理がしやすいように環境を整備しない限り、労働環境の劣悪化などの問題を引き起こす可能性があります。

勤務態度に問題はないか確認できない

リモートワーク中は、従業員一人一人の勤務態度についても正確に把握しづらいのがデメリットになります。周りの目がないという環境の中で、出社しているときと同じ緊張感を持って業務に集中するのは一人ひとりが想定している以上に難しいといえます。仕事をさぼる人は出てきやすくなりますし、周りに注意する人がいないからこそ、時間外労働を重ねてしまう人もたくさん出てきます。

こういった勤務態度を正しく把握し、従業員一人一人の意識向上につなげるためには、在宅勤務中でも便利に利用できる勤怠管理システム・アプリの導入が望ましいといえるでしょう。

人事評価の複雑化

在宅勤務によって勤務の状態が把握しづらくなることは、人事評価の複雑化といった課題にもつながります。テレワークが盛んになる前のように、目に見える勤務態度によって社員それぞれの評価を考えることができなくなったためです。

そのため在宅勤務制度の導入をきっかけとして、人事評価の基準や方法を変更する企業も少なくありません。従来、成果主義の面を強くしたり、リモートでの面談を頻繁に実施したりなど、多くの企業はリモートワーク化によって変化する対応に追われている状況です。

では、在宅勤務の際に従業員一人一人の勤務状況を正確かつ効率的に管理していくためにはどのような制度、システムが必要となるのでしょうか。在宅勤務中の勤怠管理の方法に困っている企業が重視すべき対策は以下のとおりです。

コミュニケーションツールを積極的に活用する

状況を把握しづらい在宅勤務中は、従業員同士のコミュニケーション不足が顕著になります。コミュニケーションが不足することは業務効率化の妨げにもつながるため、在宅勤務中こそ連絡の取りやすい環境は徹底的に整備するべきといえます。

しかし従来のメールのみで報連相を実施するのでは、非効率な部分がやはり目立ちます。そのため素早くチャットでやり取りができ、適宜ビデオ会議なども可能なコミュニケーションツールの導入は欠かせないでしょう。ツールを活用して積極的に連絡を取ることで、労働時間の管理につなげることが大切です。

時間外労働・勤怠の不正防止に関する周知を徹底する

もちろん注意を促すのみで対策を万全にすることは難しいですが、やはり在宅勤務のときこそ、時間外労働や勤怠に関する不正行為を抑制するための周知は徹底的に行っておきたいところです。

また、状況がわかりづらいからこそ、時間外労働を個人の裁量に任せないことが対策としては重要です。やむを得ず残業したり休日に業務を行ったりしなければならないときは、上長への申請が必須となるようにするなど、体制を整備していきましょう。

勤怠管理システムを導入する

クラウド管理が可能な勤怠管理システムは、在宅勤務中でもシステムにアクセスすることで正確な時間に打刻が可能となります。離れた場所にいても従業員それぞれの勤務状況をスムーズに把握できるため、不正や打刻漏れなどのトラブルも起こりにくくなります。

そのため在宅勤務制度の導入により、あわせて勤怠管理システムを取り入れる企業も現在は増えています。便利な機能が充実している勤怠管理システムならスマホアプリによって打刻、シフト管理も可能となっており、在宅勤務中におけるスケジュールの見える化も効率的に実現することが可能です。

株式会社アイエムエスで提供しております「kaole」は、クラウドで一元管理できる便利な勤怠管理システムです。スマホ、タブレットでの打刻によって正確な勤務時間が把握できるため、在宅勤務中も困りません。導入をお考えの際には、株式会社アイエムエスへぜひお問い合わせください。

勤怠管理システムの導入を検討しておすすめ製品などを調べていると、「就業管理システム」と表記されているものが見つかり、「勤怠管理システムとの違いとは…？」と何度か困ったことのある方も多いのではないでしょうか。ここではまず、それぞれの違いを整理していきましょう。

「就業」と「勤怠」の言葉の違いとは

「就業」とは決められた日時に仕事を行うことを意味します。このため就業時間は仕事をしている時間、就業規則は仕事をする際に守らなければならないルールや決まりを指すことがわかります。そのため就業管理とは、会社で定められている時間に、決められたルールに則って、一人一人の従業員が仕事に従事できているかを管理することを指します。

一方、勤怠とは仕事に勤めること、仕事を休むことなど、従業員一人一人の勤務状況を示す言葉にあたります。このため勤怠管理とは、それぞれがいつ出退勤をして、いつ休暇を取っているのかを管理することを指すことがわかります。

明確な違いはなく製品ごとの表記の違い

このようにそれぞれの言葉の違いを整理してみてもわかるように、就業管理も勤怠管理も類似した意味を持っています。

そのためビジネスの場においては、就業管理≒勤怠管理としてほぼ同じような意味で扱われることも多く、従業員の勤務状況を管理するソフトウェアについても「勤怠管理システム」と表記するものもあれば、「就業管理システム」と表記するものもあり、明確な違いは特に見られないのが特徴です。

在宅勤務などの現代ならではの働き方にも対応する便利な勤怠管理システムを導入する際には、どのようなポイントを重視して製品を選ぶべきなのでしょうか。現在多くの企業は勤怠管理システムを導入しており、その分、メーカー、製品の数・種類は充実しています。それぞれ利用できる機能や導入コスト、注意点などは異なるため、以下の点を整理した上で、自社に合った製品を適切に選んでいきましょう。

導入・維持コストを考える

やはり見逃せないのは導入・管理のコストです。気軽に導入できる勤怠管理システムは、初期費用の少ないクラウド型がおすすめですが、自社に合っているか、従業員数などの規模も考えた上で最もコストパフォーマンスの優れた製品を選べるのが望ましいといえます。

自社の抱える勤怠管理に関する課題をクリアできるか

せっかく新システムを取り入れるなら、自社の抱える勤怠における課題をクリアできるものでなければ意味がありません。特に昨今の在宅勤務中の勤怠管理に困っているなら、クラウド管理で別拠点からもアクセスしやすく、それでいてセキュリティ管理も万全な製品を選べるのが理想的です。

また、別の社員による打刻の不正行為が頻発しているなどの課題を抱えているときは、生体認証で不正防止につなげられるシステムだとなおさら自社に合っているといえるでしょう。

サポート・アフターサービスの充実度

システム導入直後は、社内に浸透するまでに時間がかかります。そのためサポートやアフターサービスなどで社内浸透のための対策にも協力してくれる製品だと、助かる部分は大きいでしょう。また、社内にITに詳しい人材がいないと、何らかのトラブルがあったときに困ってしまうことは多いです。そういった場合も、柔軟にサポートを行ってくれる製品・メーカーだと安心して導入が行えます。